Word 合併列印功能,快速套印信封标籤

Word 合併列印功能,快速套印信封标籤 合併列印是Word中非常实用的小技巧,有些时候我们需要列印大量格式相同,仅部分内容有做些许变动的文件时,例如员工的薪资条、绩效表,或是学生的成绩单、信函收件人与地址等等。合併列印的目的,就是可以帮助你直接套用变更到文件中需要更改的部分,并且自动批次产生大量相同格式的文件,供使用者进行列印,可以节省掉大量工作时间与精力。

为何称作「合併」列印呢?因为要正确的套用此项功能,必须先拥有「主文件」与「资料来源」两个档案,主文件档案会从资料来源档案内汇入数据内容,并依照主文件所设定的格式,依序做资料的置换,最后才能合併输出成使用者所需要的最终文件。而Word的合併列印功能,支援从Excel表格、Access资料库等档案汇入资料,假设我们手上已经有一份Excel的名单地址列表,那幺马上就能开始製作信封标籤。

Word 合併列印功能,快速套印信封标籤

▲地址标籤:合併列印能快速产生地址标籤,搭配文具行所贩售的标籤贴纸,只要将列印边界範围对準,印出后连裁切都不用,直接撕下就能黏在信封上。

Step1

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▲首先开启一份新文件,到「邮件」的分页,选择「启动合併列印」之下的「逐步合併列印精灵」功能。

Step2

Word 合併列印功能,快速套印信封标籤

▲右侧的栏位,会请你先选择要建立哪种类型的主文件,这里我们以製作地址标籤为例,故选「标籤」。

Step3

Word 合併列印功能,快速套印信封标籤

▲接着「变更文件版面配置」,在「标籤选项」中还有许多预设的标籤格式可以选择使用,也可「新增标籤」或修改格式。

Step4

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▲然后选择资料来源,从「使用现有清单」来汇入excel档内的资料,或者也可选择从outlook联络人汇入或自行键入。

Step5

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▲假使你不需要资料来源档中的每一笔资料,可在「合併列印收件者」的视窗中进行勾选或取消,若其中资料有误也可个别进行编辑。

Step6

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▲将游标位置移到文件中第一个标籤的地方,选择「其他位置」将收件人的栏位项目配置到标籤之中进行版面调整。

Step7

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▲按下「更新所有标籤」,这个步骤会将刚刚所设的标籤版面格式,直接套用到页面中的所有标籤。

Step8

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▲最后预览若没有问题,就可以进行资料合併了。这里选择「编辑个别标籤」,将合併成果另外汇出成一个单纯的Word档,以便留存。

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