Word 文书处理 25 招:实用技巧让效率加倍、版面更美

Word 文书处理 25 招:实用技巧让效率加倍、版面更美【热门精选】Word 应该是 Windows 上最多人使用的文书处理软体了,不过「经常用」不代表「会用」,其实 Word 有很多聪明的技巧,可让你事半功倍,但是大多数人却习惯土法炼钢,用手动的方式去进行排版以及输入内容。在此,我们整理了操作效率与版面调整相关的25个技巧,让你 Word 处理效能加倍。

快速目录:(1)变更预设储存格式、预设资料夹、(2)字体带着走,列印不求人、(3)更改「最近的文件」显示数量、(4)为文件每一行自动编号、(5)检查特定文字样式(6)设定样式,检索更快速、(7)不连续段落複製的顺序问题、(8)两个段落的样式差异,直接告诉你、(9)让图片与图说不分离、(10)让新的章节自动从奇数页开始(11)跨文字方块呈现内文、(12)快速设定文件行距、(13)图片太多?档案减肥有方法、(14)一次把文件中所有图档都存成档案、(15)将数据转为图档贴到文件中(16)複製网页内容不带格式、(17)找找看,两个档案内容差在哪?、(18)英文大小写快捷切换法、(19)一次取出所有隐藏的超连结网址、(20)取消输入网址变成超连结功能(21)寻找取代时,用图片取代特定文字、(22)一次删除文件中所有图片、(23)让超长表格标题跨页显示、(24)表格宽度的调整技巧、(25)利用样式轻鬆选取多重段落第1招 变更预设储存格式、预设资料夹

有许多人的电脑仅能看旧版的.doc文件档,无法开启新版的.docx格式的档案。因此如果使用Word2007以上版本,每次我们存档时,为了相容性的问题,都要手动另外选择一次存档格式。其实并不用这幺累,我们可以直接将预设的储存格式设为doc档,以后就不用每次存档都要多一个更改格式的步骤了。

Step 1

下拉左上角的主选单,点选「Word选项」这个按钮。

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Step 2

在跳出的视窗中,选择「储存」的项目。在右边将以此格式储存档案选择下方的「Word 97-2003文件」。

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Step 3

在下方还可以更改预设档案位置,按下右边的「浏览」按钮。

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Step 4

指定你要更改的档案位置,选定之后按下「确定」,之后每次按下开启档案,预设就会从这个资料夹开启了。

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第2招 字体带着走,列印不求人

当我们在自己的电脑上设计了一份文宣,用了一些特殊的字型,但其他电脑没有安装这个字型该怎幺办呢?我们一样可以在「储存」的设定里头,只要勾选「在档案内嵌字型」,就可以把字型打包在文件档里头,把字型也一起带着走了。

Step 1

如果我们的文件中用到一些比较特别的字型,可以考虑把字型内嵌在文件中,让别人也能看到一致的效果

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Step 2

同样在「Word选项」中的「储存」项目,在最下方勾选「在档案内嵌字型」。如果你不想浪费太多空间的话,可以一併勾选「只嵌入文件中使用的字元」。

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▲ 嵌入的字体只限于True Type字体,而且其它电脑如果修改这份文件,字体的效果将会遗失。

第3招 更改「最近的文件」显示数量

在Word选单中有个「最近的文件」显示清单,可以看到过去你开启过的文件历史清单。这对于你要开启经常使用的文件来说很方便,但是有些人整天编辑不同的Word文件,可能会嫌显示数量太少,有些人一天只编两三个文件, 又嫌数量太多反而不好找。你可以在Word选项的「进阶」项目中,修改「最近的文件」显示数量。

Step 1

点选左上角的Office图示,选择「Word选项」。

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Step 2

在左边选择「进阶」选项。

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Step 3

将选单往下拉,可以在「显示」的项目中,看到「显示在最近的文件之文件数」,可以在这边修改数量。

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Step 4

修改完毕后回到主介面下,就可以看到显示的文件数量已经修改完毕了。

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第4招 为文件每一行自动编号

如果你的文件内容需要与其他人讨论,甚至是每一行的内容都要逐字校对,那幺光是用嘴巴说第几页第几行其实很难沟通,这时为文件中的每一行文字自动加上编号,将会让你们的沟通更轻鬆。

Step 1

点选「版面配置」,在「行号」的选单中,选择「每页重新编号」。

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Step 2

如果你希望是整个文件的行号都是连续不分页的,则可以在「行号」下方勾选「连续」来改变行数。

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第5招 检查特定文字样式

在Word 中的「样式」,是包含了文件段落间距,以及字体、字级的定义的一组集合。你可能在文件中的不同段落,设定了不同的样式。但是之后你却搞不清楚自己到底是怎幺设定的。这时,你可以用「样式检查器」来帮你检查。

Step 1

选择你要检查的文字段落,在「常用」选单下的「样式」这一栏的右下角箭头按一下,可以看到一个样式视窗跳出来。

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Step 2

在样式视窗下方有三个图示按钮,点选中间的就是「样式检查」的功能。

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Step 3

叫出这个功能后,你可以看到所选文字的段落格式设定,以及文字阶层格式设定内容。

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Step 4

如果你选择其它的文字段落,在样式检查器中也会对应显示不同的结果。

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(下一页:(6)设定样式,检索更快速、(7)不连续段落複製的顺序问题、(8)两个段落的样式差异,直接告诉你、(9)让图片与图说不分离、(10)让新的章节自动从奇数页开始)

第6招 设定样式,检索更快速

设定样式的好处很多,比方说你有一份文件内容很多很长,当你滑动滑桿要找特定段落的时候,往往会很不容易寻找。但是如果文件中你有设定段落样式,则在拉动滑桿的时候,可以浮现每一个段落的标题,方便你快速检阅。

Step 1

选取文件的段落,然后套用右边的指定样式。

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Step 2

只要选定了段落的样式,当你用滑鼠左键按住滑桿往下滑动,就会浮现这一页的段落资讯。

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第7招 不连续段落複製的顺序问题

当我们要一次複製文件中多段不连续的段落文字,只要在选取不同段落文字的时候,按下「Ctrl」按键不放,就可以複製。但是当你将选取段落贴上时,会发现贴上文字的顺序是你选取的顺序。如果你要依照文件中排列的顺序贴上,则要用滑鼠右键按下複製才行。

Step 1

只要你按下「Ctrl」按键不放,就可以用滑鼠选取多个不同段落,然后按下「Ctrl」+「C」複製选取的段落。

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Step 2

当你贴上的时候,会发现贴上的文字顺序是你选取的顺序,而非这些段落在文件中出现的顺序。

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Step 3

不过,你可以用按下滑鼠右键的方式,来複製这些不连续段落的文字。

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Step 4

这时再贴上文字,文字段落的顺序就会是在文件中的排列顺序了。

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第8招 两个段落的样式差异,直接告诉你

如果你发现有两个段落你想要设定为一样的样式,但是却搞不清楚两者之间的设定到底是哪里不一样,这时不需要自己一个一个来比对,其实在Word里头本来就有不同段落间的样式比较功能,差异点直接列出,有什幺不同一目了然。

Step 1

选择你要检查的第一个段落文字,然后按下「Shift」+「F1」按键,在右边会有显示格式的视窗。

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Step 2

勾选下方的「和另一个选取範围比较」,然后在内文中选择另外一段文字段落,你就会看到下方会有一个「格式设定差异」的栏位,显示两个段落设定的不同点。

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第9招 让图片与图说不分离

如果我们在编写公司的文件,或是学生在编辑论文的时候,通常都有图片与图说不能分离的规定。但是在Word中常常会发现图片与图说因为分页的关係,会被切割放置在上下两页。这时,我们可以透过「分行与分页」的设定,强制图片与图说不分离。

Step 1

现在这份文件的图表以及下方的图说被切为上下两页。你可以在「常用」工具列中的「段落」,点选右下角的箭头叫出设定视窗来。

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Step 2

在「分行与分页设定」的页籤中,勾选「与下段同页」。

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Step 3

现在回到Word的画面,就可以看到刚刚原本在上一页的图片,现在自动跳到下一页来,与图说文字在同一页面呈现。

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Step 4

按下滑鼠右键,选择插入标号,可以让你为图表进行编号。记得要选择「在选取项目之下」,图表编号就会显示在下方。

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第10招 让新的章节自动从奇数页开始

如果我们要编写小册子或是说明书,我们可能会习惯希望让每一个新的章节,都从左页(奇数页)开始。以前我们可能要人工手动自己加一页或是减一页,让每一个章节刚好都能从左页开始,但其实你不用这幺麻烦。

Step 1

首先在我们要指定的段落前面,透过「分行与分页」的设定,勾选「段落前分页」让它成为新的一页的开始。

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Step 2

接下来到「版片配置」中的「分隔设定」,勾选「自下个奇数页起」,就可以让这一页保持在奇数页排列。

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(下一页:(11)跨文字方块呈现内文、(12)快速设定文件行距、(13)图片太多?档案减肥有方法、(14)一次把文件中所有图档都存成档案、(15)将数据转为图档贴到文件中)

第11招 跨文字方块呈现内文

有的时候我们想要在文件的版面上有些变化,会设计一个文字方块在文件下方,并且希望文字方块内的文章与本文的文章是分开的,让下方的文章自成一个区块。可是,如果文字方块内的文章希望能够连续跨页接着走下去,这时我们就需要将文字方块设定连结,让上一个文字方块与下一个能够连接下去,文章才会跨文字方块走下去。

Step 1

假设这个跨页的文件中,我们希望下方的两个文字方块内文能够接着走。

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Step 2

在第一个文字方块点选滑鼠右键,选择「建立文字方块连结」。

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Step 3

接下来滑鼠游标会变成水桶的形状,切换到下一页的文字框,注意要连结的这个文字框里头必须是空白的,然后把水桶图案的游标移到文字框上按下滑鼠左键。

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Step 4

这时按下滑鼠左键,就可以看到接下来的文字就会出现在第二个文字方块上,已经成功的连结上来了。

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第12招 快速设定文件行距

只要选择你要设定行距的文字段落, 按下「Ctrl」+「1」就可以设定为单倍行距,而按下「Ctrl」+「2」则是双倍行距。不过,如果按下「Ctrl」+「5」则是设定为1.5倍行距。

Step 1

选取所要的段落,按下「Ctrl」+「1」可以设定为单倍行距。

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Step 2

选取所要的段落,按下「Ctrl」+「2」则为双倍行距。

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第13招 图片太多?档案减肥有方法

有些文件我们会在里面插入大量的图片、图表,而图片的累积量一大,整个档案都变得相当大,一下子就超过10MB, 别说透过邮件与别人分享都寄不出去,就连在自己的电脑打开这个文件档都变得很慢。

其实在Word里头可以对图片进行压缩,你可以试着将所有的图片都压缩到最小,再把档案重存看看,用这种方式将档案减肥,就可以让你的档案开启的效率变快,而且也可以更便利地与别人分享档案。

Step 1

在文件中任选一张图片,按下滑鼠右键,点选「设定图片格式。

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Step 2

在「图片」的页籤中,按下下方的「压缩」按钮。

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Step 3

将解析度变更为「Web/画面」,如果你只要压缩所选的这张图片,就勾选套用至「选取的图片」,如果你要一次压缩所有的图片,就勾选「文件中的所有图片」。

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Step 4

在跳出来的警告视窗按下「套用」,之后记得将压缩过的档案储存下来,就可以把整个文件瘦身。

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第14招 一次把文件中所有图档都存成档案

有的时候, 我们会需要把Word文件中的所有图档档案通通都取出来,一个一个储存成图片档案。只要将目前的这个Word档案,另存成网页的格式,这时Word就会自动把文件中所有的图片转出到一个资料夹存好了。

Step 1

选择另存新档,并且将存档的格式设定为网页的HTML格式。

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Step 2

只要你的文件中包含有图片,你可以在原来的文件资料夹下,发现多出一个「档名.files」的资料夹,点选进入这个资料夹,就可以看到文件所有的图片档案。

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第15招 将数据转为图档贴到文件中

某些公司的资料或是简报,会需要引用一些Excel报表中的数据,而你必须在Word里头引用某些数据,这时你可以用「文转图」的技巧,把一些报表中的数据转为图档,提高人家直接把数据複製贴上的难度。
这种文转图的方式,又有分为直接贴上,与贴上连结两种方式。所谓的贴上连结,就是你随时可以在图片上按下更新连结,图片就可以即时更新里头的数据,可以确保图片中的资料保持最新的状态。

Step 1

我们在一份Excel档案中选择要複製的数据範围,然后按下複製。

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Step 2

複在「常用」的工作区中点选「贴上」,按下「选择性贴上」。

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Step 3

在「选择性贴上」视窗里头,看你是要用贴上或是贴上连结的方式都可以,然后形式选择「图片(Windows中继档)」。

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Step 4

如果你选择「贴上连结」的话,则之后你可以在这个转换成图片的数据上按下滑鼠右键,选择「更新连结」。

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(下一页:(16)複製网页内容不带格式、(17)找找看,两个档案内容差在哪?、(18)英文大小写快捷切换法、(19)一次取出所有隐藏的超连结网址、(20)取消输入网址变成超连结功能)

第16招 複製网页内容不带格式

网站上资料贴到Word档案里面,由于保留了网页的格式造成之后要整理时的困扰。其实你可以把整理网页格式的时间省下来,只要在你贴上网页内容时,选择贴为「未格式化的文字」就可以了。

Step 1

在要用到的网页内容选取下来,按下滑鼠右键选择複製。

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Step 2

在「常用」的工作区中点选「贴上」,按下「选择性贴上」。在「选择性贴上」视窗里头的后形式选择「未格式化的文字」。

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第17招 找找看,两个档案内容差在哪?

有时一份文件档案因为在公司、家里带来带去,又在不同的时间进行修改,很容易就导致你搞不清楚哪一份文件档案是最新的,或是某些资讯到底是储存在哪一份档案里面。这时不免要在两个文件中忙碌切换,针对要找寻的段落进行比对。
要比对两份文件之间的差异,其实可以利用并排检视的功能,把两个文件并排在同一个萤幕中。而且可以透过同步捲动的功能,来同时滑动页面,这样你就不用在两个文件视窗之间手忙脚乱的切换,轻鬆进行比对工作。

Step 1

首先你要先把要比对的两个文件档案,都在Word中开启,然后在任一个文件的「检视」工作列上,点选「并排检视」的功能。

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Step 2

如果你有开两个以上的文件档案,就要在「并排比较于」的这个视窗中,选择你要并排比较的另一个档案。

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Step 3

现在,两个文件档案的内容,就会在切半的左右两个视窗中呈现。

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Step 4

在并排检视的功能下,有三个按钮是用来控制是否要同步捲动的。第一个是同步捲动按钮,第二个则是重置按钮,可以恢复到除使状态。第三个按钮则是关闭并排比较的功能。

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第18招 英文大小写快捷切换法

英文的大小写切换很麻烦,像是有时要全部大写,有时要首字大小,有时要全部小写。因此,在Word中有提供三种让我们快速切换英文大小写格式的快捷键,只要记得这三个快捷键的使用方式,英文大小写的切换就再也难不倒你啦!。

Step 1

利用切换键,可以让你在大小写切换的时候更便利。

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Step 2

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第19招 一次取出所有隐藏的超连结网址

虽然在电脑上使用时,我们只要点选文件的超连结就可以连到网站,使用很方便。但是如果你要製作文件的话,你是看不到真正的网址,反而必须手动再把网址加上去,网址一多也是困扰。
如果你要製作一份包含有所有网址的列表清单的话,除了一个一个把超连结的内容开启编辑之外,在这里我们提供另一个更简单的方法。

Step 1

这是一份从网页上複製过来的内容,其中很多文字都带有超连结的网址。

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Step 2

在Word选项中选择进阶,然后在右边「显示文件内容」栏位的下方,将「显示功能变数代码代替数值」勾选起来。

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Step 3

现在文件中有超连结的部分全部变为原始的Http网址了,现在用寻找取代功能,在寻找目标输入「”http://”」,勾选「使用万用字元」、「阅读醒目提示」,然后按下「寻找」。

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Step 4

接下来这份文件中所有有网址的部份都会被选取起来。这时再用複製贴上的方式,就可以取得一份网址的清单。

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第20招 取消输入网址变成超连结功能

Word会自动把输入的网址转换成超连结。只要立刻按下「Ctrl」+ 「Z」或是「BackSpace」按键,都可以把超连结取消。或是你也可以一劳永逸,在设定中直接取消。

Step 1

在Word选项里头,点选「校订」,然后在右边按下「自动校正选项」的按钮。

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Step 2

点选「输入时自动套用格式」页籤,把下面的「以超连结取代网际网路和网路路径」选项取消勾选即可。

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(下一页:(21)寻找取代时,用图片取代特定文字、(22)一次删除文件中所有图片、(23)让超长表格标题跨页显示、(24)表格宽度的调整技巧、(25)利用样式轻鬆选取多重段落)

第21招 寻找取代时,用图片取代特定文字

通常我们用寻找、取代中所用到的功能,都是用来取代一些固定的文字,比如把「PC home」取代为「电脑家庭」一类的。这个功能有一个比较大的缺点,就是无法用来置换图片。不过其实如果你要用某张图片,来取代特定的文字,或是要让同一张图片,固定出现在文件中的某些位置的话,其实还是有方法可以做到的,诀窍就是利用剪贴簿。因为取代功能是可以指定用剪贴簿中所暂存的图片或文字,来进行替代的动作。所以我们可以先把图片放到剪贴簿中,就可以进行取代的动作。

Step 1

首先我们先用複製的方法,把要替换的图片複製到剪贴簿中。

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Step 2

接下来开启「取代」的功能,在「寻找目标」中输入要取代的文字,然后取代为「^c」,这是剪贴簿的代码。最后按下「全部取代」。

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Step 3

视窗显示完成了取代作业。

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Step 4

回到文件的视窗下,就可以看到我们刚刚複製的图片,现在已经在文件中取代我们所指定的文字位置了。

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第22招 一次删除文件中所有图片

虽然寻找取代的功能无法让你找到特定的某张图片,但是它是可以透过代码找到所有的图片物件的。你只要在寻找的关键字中填入「^g」,就可以找到所有的图片了!

Step 1

这份文件中插入了很多图片,如果要列印的话会耗费很多不必要的纸。

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Step 2

在「寻找及取代」的视窗中,「寻找目标」栏位中填入「^g」,然后在「取代为」栏目中输入一格空格。然后按下「全部取代」按钮,就可以把所有图片全部以空白来取代。

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第23招 让超长表格标题跨页显示

学校的论文对于很多格式都规定很严格,尤其是表格更是让人头痛。尤其一份论文往往会引用十几篇的研究资料,然后要用表格来将这些研究资料列示出来,所以一份表格都会洋洋洒洒地跨上好几页, 看起来好不壮观。为了方便阅读起见,学校都会规定你要在每一页的表格上方都要清楚标出每一栏位的标题。很多人就手动在每一页的表格上方手动输入标题。但是每次修改论文页面都会调整,因此表格都会变动,每次都要手动修改标题也太累了,还是来学学自动设定标题的技巧吧!

Step 1

像是这样一份长表格,内容会跨越两页以上。。

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Step 2

在「表格工具」的「格式」下面,点选右边的「重複标题列」。

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Step 3

现在就可以看到每一页的上方都自动显示标题列了。

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Step 4

除此之外,有时某些表格内容会跨页跑到下一页显示,这其实也是可以避免的。

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Step 5

你可以选取表格后点选滑鼠右键,按下「表格内容」选项。

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Step 6

在「列」的页籤中,有一个选项「允许列超越页分隔线」的项目,把它取消勾选即可。

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第24招 表格宽度的调整技巧

你可以试着在调整列宽的时候,同时按下「Shift」、「Alt」、「Ctrl」其中一个按键,你就会发现原来这三个按键的妙用这幺多!按下「Ctrl」按键,拖曳表格线往左的时候,右边的表格列宽会平均调整。
按下「Shift」按键,拖曳表格线往左的时候,只会改变左边的列宽,右边的列宽不变。
按下「Alt」按键,拖曳表格线往左的时候,与普通拖曳结果一样,但上方的尺标会显示各列的列宽。

Step 1

这是原本的表格内容。

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Step 2

按下「Ctrl」按键拖曳表格线,右边的表格列宽会平均调整。

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Step 3

按下「Shift」按键拖曳,右边的列宽不变,所以整个表格的宽度减少了。

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Step 4

按下「Alt」按键,上方会显示尺标。

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第25招 利用样式轻鬆选取多重段落

只要整个文件是依照样式来设定的,其实之后当你要选择很多同样阶层的段落文字时,可以选择「选取所有类似格式的文字」,就可以将文件中相同样式的段落全部选取,一个动作就搞定!

Step 1

以这份文件为例,我们是採用样式来编写这份文件,现在将游标移到文中Q1的位置,然后点选「常用」工作列右方的「选取」,选择「选取所有类似格式的文字」。

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Step 2

文中所有相同样式的段落马上就被选取起来。

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